Forum für Software-Fragen

Belegzustände / Vorhaltezeit

Welche Zustände kann ein Beleg haben?

Nicht zugewiesen / Entwurf Draft
Beleg ist keinem Floww zugewiesen und firmenübergreifend unter „Belege ohne Floww“ zu finden.
Dieser Zustand kann über die globale Kontoeinstellung „Floww-Zuweisung bei Upload erzwingen“ vermieden werden.
Unzugewiesene Belege können von Benutzern mit der Berechtigung „Belege zuweisen“ einem Floww zugewiesen werden.

Stufe 1…5 Stage 1…5
Beleg ist einem Floww zugewiesen und befindet sich in einer der fünf möglichen Freigabestufen.

Abgelehnt Rejected
Ein zuvor einem Floww zugewiesener Beleg wurde abgelehnt und ist im Bereich „Abgelehnte Belege“ zu finden.
Benutzer benötigen das Recht „Belege ablehnen“ um diesen Status setzen zu dürfen.
Abgelehnte Belege können reaktiviert oder endgültig gelöscht werden (Berechtigung „Abgelehnte Belege verwalten und unzugewiesene löschen“ ist Voraussetzung)

Freigegeben Approved
Beleg wurde freigegeben und steht zur Verarbeitung zur Verfügung:

  • Übertragung zu DATEV: Zugang und Benutzerrecht „Freigegebene Belege an DATEV übermitteln“ notwendig
  • Manueller Download: Benutzerrecht „Freigegebene Belege herunterladen (und als verarbeitet kennzeichnen)“ notwendig
  • Eigenes DMS: Zusatzfeature „Alternativer Download“ wird benötigt

Diese Belege sind in der Liste „Freigegebene Belege“ zu sehen.

Verarbeitet Processed
Nachdem ein freigegebener Beleg verarbeitet wurde, bleibt er für Belegadministratoren (Benutzer mit Berechtigung „Alle Belege administrieren“) für die Dauer der Vorhaltezeit im Flowwer-System zugreifbar.
Die verarbeiteten Belege sind in der „Aktive Belege“-Liste mit aktivierter „verarbeitet“-Option sichtbar.
Seit Flowwer v2.8.0 gibt es zusätzlich die Liste „Belege in meinen Flowws“: hier sind auch nach erfolgter Freigabe die Belege, an denen der Benutzer über den Floww beteiligt ist, weiterhin sichtbar.

Gelöscht
Beleg war entweder unzugewiesen und wurde gelöscht oder wurde abgelehnt und nicht reaktiviert sondern gelöscht.
Diese Belege sind für Belegadministratoren noch innerhalb der Vorhaltezeit über die „Aktive Belege“-Liste zugreifbar.


Vorhaltezeit

Sobald ein Beleg verarbeitet oder gelöscht wurde, bleibt er für drei Tage zugreifbar.
Dieser Zeitraum kann über das Feature „Beleg-Archivierung“ auf 180 Tage erhöht werden.
Alle weiteren Belege bleiben unbegrenzt lange im Flowwer-System sichtbar.

Stand: Flowwer 2.8.0