Forum für Software-Fragen

Häufige Fragen (FAQ)

Wie lässen sich verschiedene Stufen der Rechnungsfreigabe einrichten?
Können Rechnungen eingespielt werden, welche per Mail kommen?

Über das Marktplatz-Feature „MailToFlowwer“ können Belege automatisch aus E-Mails extrahiert und zur Freigabe bereitgestellt werden.

Gibt es ein Größenlimit für Mails an MailToFlowwer?

Ja, der F2-Mailserver nimmt E-Mails mit höchstens 5 MB Übertragungsgröße an.

Können mehrere Mails auf einmal weitergeleitet werden?

Ja, Sie können mehrere Mails auf einmal an MailToFlowwer schicken. Das System vereinzelt und verarbeitet jede Mail getrennt.

Warum wird von FLOWWER v2 nur im .PDF-Format übertragen?

Das hat mehrere Gründe:

  1. Das Freigabeprotokoll muss an die Übertragungsdatei angehängt werden können.
  2. Bei ZUGFeRD-Rechnungen sind die Rechnungsdaten im XML-Format an das PDF angehängt.
  3. PDF-Dateien können extrem kompakt sein, wenn das Belegbild nicht als Rastergrafik sondern in einem Vektorformat vorliegt.
  4. Viele elektronische Rechnungen werden als .PDF-Datei verschickt, es bietet sich an, das Format beizubehalten

Unabhängig vom Ausgabeformat haben wir in Planung, auch andere Dateiformate (JPG, PNG) in FLOWWER v2 hochladen zu lassen (TIF ist bereits möglich).
Diese sollen dann bei Weitergabe zu einer .PDF-Datei zusammengefügt werden.

Macht es Sinn, per Mail empfangene Dateien auszudrucken, einzuscannen und in FLOWWER v2 hochzuladen?

Grundsätzlich funktioniert das genausogut, wie die E-Mail per MailToFlowwer direkt verarbeiten zu lassen oder den .PDF-Anhang abzuspeichern und in FLOWWER v2 hochzuladen.
Jedoch: digital erstellte Rechnungen sind in der Regel reine Vektor-PDFs und benötigen wenig Speicherplatz. Wird eine solche Datei ausgedruckt und wieder eingescannt, geht dieser Größenvorteil verloren. Das liegt daran, dass der Scanner nur ein Rasterabbild des Ausdrucks erstellen kann.
Deutlich platzsparender und kostengünstiger (Aufbewahrungskosten!) ist somit in aller Regel die unmittelbare Verarbeitung der .PDF-Datei.

Es kommen die Mails für den Freigabeprozess nicht an – ist hier eine spezielle Einstellung zu treffen?

Bitte die Checkliste: MailToFlowwer durchgehen.

DATEV empfiehlt nach wie vor neben PDF auch TIFF-Dateien für Unternehmen online. Ist dies möglich?

Wir planen auch .TIF-Dateien verarbeiten zu können: TIF-Dateien hochladen

Sind (aus Versehen) gelöschte Belege reaktivierbar, um einen Floww erneut zu starten?

In der „Aktive Belege“-Ansicht befindet sich (oben links) ein Kontrollkästchen um gelöschte Belege anzuzeigen (Nach Aktivierung des Kontrollkästchens bitte auf „Neu laden“ klicken).
Falls sich der Beleg dort nicht findet, muss er erneut hochgeladen werden.

Nachdem ein Beleg hochgeladen wurde, wie wird dieser einem Mitarbeiter zugewiesen?

Ein Beleg wird in Flowwer v2 nie direkt einer Person, sondern einem Floww (an welchem der Mitarbeiter beteiligt sein kann) zugewiesen. Auf diese Weise wird viel „Zuständigkeits-PingPong“ vermieden.

Ist es möglich das Mitarbeiter eine Mail erhalten sobald Rechnungen freizugeben sind oder müssen Sie sich täglich einloggen?

Flowwer v2 kann zu fest definierten Tageszeiten eine Status-Mail verschicken.
Siehe auch: Wie funktioniert der Zeitplan für Status E-Mails